Nuevos criterios de los sistemas de facturación electrónica: lo que debes saber

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema digital que permite emitir y recibir facturas en formato electrónico, con la misma validez legal que las tradicionales en papel.

Este modelo, regulado por la normativa europea y española, tiene como objetivo garantizar la transparencia fiscal, mejorar el control tributario y favorecer la digitalización empresarial.

En España, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece la obligatoriedad progresiva de la factura digital para autónomos y pymes, asegurando un marco común de cumplimiento normativo y de trazabilidad en las operaciones comerciales.

Principios y objetivos de la normativa de facturación electrónica

La implantación de la facturación electrónica persigue varios fines estratégicos:

• Transparencia fiscal y trazabilidad: cada factura debe poder verificarse y rastrearse en todo momento.

• Seguridad jurídica: gracias a las firmas electrónicas avanzadas, se protege la integridad de los datos.

• Digitalización empresarial: se impulsa la modernización de procesos internos y la reducción de trámites.

• Eficiencia operativa: los sistemas electrónicos permiten automatizar tareas y agilizar pagos.

En este contexto, la factura electrónica no es solo un requisito legal, sino también una palanca de transformación hacia un modelo de gestión más ágil y eficiente.

Nuevos criterios en la facturación electrónica

Las empresas deberán cumplir con una serie de criterios técnicos y normativos que marcan un cambio significativo respecto a los modelos tradicionales:

• Formato estructurado obligatorio: la factura debe generarse en formatos electrónicos estandarizados (como Facturae en España o XML/UBL en la UE).

• Plazos de envío y recepción: la normativa establece tiempos máximos para transmitir y aceptar facturas.

• Interoperabilidad: los sistemas de facturación digital deben ser compatibles con distintas plataformas.

• Integración con la Agencia Tributaria (AEAT): en España, será necesario que los sistemas estén conectados con la AEAT para facilitar el control del IVA y el reporting fiscal.

• Firma digital y seguridad: las facturas deben incluir mecanismos de autenticación que garanticen su integridad.

Beneficios de la facturación electrónica para tu empresa

Más allá del cumplimiento normativo, adoptar este sistema aporta ventajas competitivas:

• Cumplimiento legal y fiscal garantizado.

• Reducción de costes en papel, impresión y archivo.

• Mayor eficiencia y rapidez en cobros y pagos.

• Control interno reforzado y relaciones más transparentes con clientes y proveedores.

• Contribución a la digitalización responsable del negocio.

Cómo adaptar la facturación de mi empresa al sistema VeriFactu

Todas las empresas deberán revisar si su software cumple con los requisitos técnicos que la AEAT exige bajo el marco de VeriFactu. Entre ellos destacan:

• Formato de facturas y firma electrónica: el software debe generar facturas en formato estructurado (XML) y aplicar firmas electrónicas avanzadas.

• Generación de código QR: el sistema debe incluir un código QR único que permita rastrear la factura y su registro.

• Integración con Hacienda: el software debe enviar automáticamente la información a la AEAT para la verificación del proceso.

 

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Formación para empleados: un paso clave en la transición

La adaptación a la facturación electrónica no solo depende de la tecnología, también de las personas que la gestionan.

Los equipos de administración y contabilidad deben comprender las obligaciones legales y aprender a usar correctamente los nuevos sistemas.

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Marco normativo en Europa y España

La Comisión Europea impulsa la armonización de la facturación electrónica a través de la Directiva 2014/55/UE, que obliga a los Estados miembros a aceptar facturas electrónicas en la contratación pública.

En España, la Ley Crea y Crece establece el calendario de implantación:

• Grandes empresas: obligación a partir de 2025.

• Pymes y autónomos: obligación a partir de 2026.

La Agencia Tributaria (AEAT) ha publicado criterios técnicos y guías para que las empresas adapten sus sistemas a tiempo.

Conclusión

La factura electrónica en España no es solo un requisito legal: es una oportunidad para mejorar la eficiencia, reducir costes y avanzar en la digitalización de tu negocio.

 

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